Tietosuojalupaus/rekisteriseloste

Tämä on Operandi Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojalupaus (seloste). Laadittu 23.1.2025.

Organisaatio

Operandi Oy (Y-tunnus 1100328-2), Elimäenkatu 17-19, 00510 HELSINKI

Tietosuojasta vastaava yhteyshenkilö

Jan Holmberg, Operandi Oy

Sähköposti jan.holmberg@operandi.fi

Asiakastiedot

Käsittelemme nykyisten ja entisten asiakkaidemme yhteyshenkilöiden yhteystietoja (nimi).

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhteystietojen käyttötarkoitus on rekisteröityjen asiakkaiden tietojen oikea ja ajantasainen hallinta asiakkuuden aikana, asiakasrekisterin ylläpito ja kehittäminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

Sopimuksen täyttämiseksi
Oikeutettua etua käyttäen

Yhteystietojen säilytys

Asiakassuhteen ajan ja asiakassuhteen päätyttyä kuusi vuotta. Tai muun lainsäädännön vaatiman ajan.

Pääasiallisesti yhtiön asiakkaita ovat kuntasektori (kunnat, kaupungit, hyvinvointialueet) sekä yhtiöt. Asiakasyhtiöiden tiedot saattavat kuitenkin sisältää asiakkaiden henkilöstön / asiakkaiden henkilötietoja.

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme asiakkaiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita asiakkuuteen toimeksiannon hoitamiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

Nimi

Puhelinnumero

Sähköpostiosoite

Asema

Asiakasorganisaation osoite

Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite

Käsittelemme palveluita käytettäessä syntyneitä tietoja, kuten verkkojälkiä ja puheluiden soittamisesta, sekä vastaanottamisesta syntyneitä tietoja (lokitietoja).

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastietoihin tallennettavat tiedot saadaan asiakkailta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa (esim. referenssi).

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun asiakastietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tietojen käsittelijä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Operandi Oy voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Operandi Oy vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Asiakasrekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista asiakastiedoista (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää Operandi Oy:lle.